Externe Rechtsabteilung für Gründer & CEOs

Ich baue wachsenden KMU ein komplettes Rechtssystem. Verträge, KI und Wachstum entscheidungsreif, statt nebenbei erledigt.

Mit einer festen Ansprechpartnerin, die Ihr Geschäft kennt.

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Caroline Herrmann, Rechtsanwältin
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Was ich aufbaue

Vier Wege zu Ihrem Rechtssystem

Bei gewachsenem Bestand ist das Rechtliche Audit meist die Vorstufe zum Rechtssystem: Ampel und Punktwert (Scoring) zeigen, wo der Aufbau zuerst ansetzen muss. Ist praktisch noch nichts vorhanden, kann der Aufbau direkt beginnen. Jeder Weg ist einzeln buchbar.

Das Rechtssystem-ModellKreisdarstellung mit vier Wegen zum Rechtssystem: Rechtlicher Außenauftritt, Rechtliches Audit, Rechtssystem mit Fundament, Betrieb und Führung und Externe Rechtsabteilung. Jeder Weg ist einzeln buchbar; die Überprüfung führt zurück zum Anfang.Rechtlicher AußenauftrittRechtliches AuditRechtssystemExterne Rechtsabteilung1AuftretenAußendarstellung2PrüfenBestandsaufnahme3AufbauenFundament · Betrieb · Führung4FührenRechtsabteilungÜberprüfungDas Rechtssystem-Modell Das Rechtssystem-ModellKreisdarstellung mit vier Wegen zum Rechtssystem: Rechtlicher Außenauftritt, Rechtliches Audit, Rechtssystem mit Fundament, Betrieb und Führung und Externe Rechtsabteilung. Jeder Weg ist einzeln buchbar; die Überprüfung führt zurück zum Anfang.AußenauftrittAuditRechtssystemRechtsabteilung1Auftreten2Prüfen3Aufbauen4FührenÜberprüfungDas Rechtssystem-Modell
  1. 1Rechtlicher AußenauftrittImpressum, Datenschutzerklärung und AGB stammen aus verschiedenen Jahren und kennen Ihr heutiges Geschäft nicht.

    Eine Außendarstellung, die rechtlich trägt und Ihr heutiges Geschäft richtig abbildet. Zum Festpreis. Für Unternehmen, deren Außendarstellung noch nicht oder nicht mehr trägt, und für Gründungen, die sauber starten wollen. Ergebnis: einsatzfertige Texte, die dort greifen, wo aus einem Gespräch ein Vertrag wird.

    • Allgemeine Geschäftsbedingungen für Ihr Leistungsangebot, abgestimmt auf den tatsächlichen Vertragsschluss
    • Datenschutzerklärung der Website auf Grundlage der tatsächlich eingesetzten Dienste
    • Impressum mit den Pflichtangaben
    • Pflichtangaben in Briefbogen, Angeboten, Rechnungen und E-Mail-Signatur
    • Hinweise, wo im Verkaufsprozess die AGB wirksam einbezogen werden

    Mehr zum Rechtlichen Außenauftritt

  2. 2Rechtliches AuditVerträge, Richtlinien und Datenschutz sind nebenbei gewachsen, und niemand kann sagen, welches Risiko zuerst dran ist.

    Die häufige Vorstufe zum Rechtssystem: erst bewerten, dann gezielt aufbauen. Zum Festpreis. Das Audit prüft gewachsene Verträge, Abläufe und interne Compliance. Ampel und Punktwert (Scoring) je Bereich machen Risiken sichtbar; der priorisierte Maßnahmenplan gibt die Reihenfolge für den Aufbau vor. Nur wenn praktisch noch kein Bestand vorhanden ist, kann der Aufbau direkt sinnvoller sein.

    • Vertragsdokumente sichten: Kunden, Lieferanten, Geheimhaltung, Mitarbeitende und Freelancer
    • Abläufe aufnehmen: wo Verträge entstehen, wer freigibt, welche Werkzeuge im Einsatz sind
    • Interne Compliance prüfen: Datenschutz, Auftragsverarbeitung, Löschkonzept, Richtlinien, KI-Einsatz
    • Bewertung je Bereich mit Ampel und Punktwert
    • Lückenliste und priorisierter Maßnahmenplan mit Aufwandsschätzung für den Aufbau

    Mehr zum Rechtlichen Audit

  3. 3RechtssystemDie Dokumente sind da, aber jeder Vorgang nimmt einen anderen Weg und jede Ausnahme landet bei der Geschäftsführung.

    Ein sicheres Fundament mit klar strukturierten Prozessen und internem Know-how. Preis vor Beginn verbindlich festgelegt. Bei gewachsenem Bestand baut das Rechtssystem auf den Ergebnissen des Rechtlichen Audits auf: Ampel, Scoring und Maßnahmenplan zeigen die Prioritäten. Ist praktisch noch nichts vorhanden, kann der Aufbau direkt starten. Ergebnis: ein Rechtssystem, das Ihr Team im Alltag selbst tragen kann.

    • Fundament: Ihr Vertragswerk vom Kundenvertrag über AGB, Lieferanten- und Einkaufsseite und Geheimhaltung bis zu Arbeits- und Freelancerverträgen, dazu die Außendarstellung
    • Betrieb: Datenschutzorganisation mit Verzeichnis, Auftragsverarbeitung, technischen und organisatorischen Maßnahmen, Löschkonzept und Betroffenenrechten, dazu Richtlinie und Freigabeweg für künstliche Intelligenz
    • Führung: interne Compliance, Richtlinien, Freigabeprozesse, der Ablauf des Rechtssystems im Unternehmen, Checklisten und Leitfäden
    • Alles einsatzfertig, mit Anleitungen ohne juristische Vorkenntnisse
    • Alle vier Wochen eine Sitzung: Stand des Aufbaus, offene Fragen, Entscheidungen für den kommenden Monat
    • Eine Stunde Beratung je Monat für das Tagesgeschäft, das während des Aufbaus weiterläuft

    Mehr zum Rechtssystem

  4. 4Externe RechtsabteilungRechtsfragen kommen laufend, verteilen sich per Zuruf und landen am Ende wieder bei Ihnen.

    Eine feste Ansprechpartnerin, die Ihr Unternehmen kennt und die Geschäftsführung entlastet. Monatlich, in festen Stufen. Für Unternehmen, bei denen ein Paket abgeschlossen ist und die laufenden Fragen planbar abgedeckt werden sollen. Ergebnis: Entlastung der Geschäftsführung, kalkulierbare Kosten und eine Ansprechpartnerin, die Ihr Unternehmen kennt.

    • S: Kurzfragen, schnell beantwortet
    • M: laufende Anliegen wie Vertragsprüfungen und Einschätzungen, mit monatlichem Status-Termin
    • L: mehr Anliegen und engere Steuerung
    • XL: nach Zuschnitt
    • Spezialisten koordinieren, etwa im Arbeits-, Steuer- oder Markenrecht, und die Ergebnisse integrieren
    • Kapazität, die mit Ihrem Bedarf wächst oder schrumpft, statt als Fixkosten zu laufen

    Mehr zur Externen Rechtsabteilung

Weitere Wege: Mandate, die sich keinem dieser Wege zuordnen lassen, etwa Transaktionen oder streitige Auseinandersetzungen, bilde ich über eine Individualvereinbarung ab, als Festpreis oder Budget mit Obergrenze. Einzelfragen ohne Paketbezug rechne ich nach Zeit ab.

Spezialleistung: Das AI Governance Audit prüft Ihre KI technisch und rechtlich, zum Festpreis, mit einer Einstufung nach EU AI Act und einem priorisierten Maßnahmenplan.

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Noch unklar, wo Sie zuerst ansetzen sollten? Der kostenlose Legal Readiness Check gibt mit acht kurzen Fragen eine erste Orientierung.

Das Problem

Sie führen das Unternehmen und sind gleichzeitig auch noch die Rechtsabteilung.

Wachsende KMU haben selten eine eigene Rechtsabteilung, Rechtsfragen fallen trotzdem jeden Tag an. Sie landen dort, wo alles landet, was sonst niemand entscheiden darf: bei Ihnen.

Kommt Ihnen das bekannt vor?

  • Kundenverträge landen abends und am Wochenende bei Ihnen, weil niemand sonst im Haus sie prüfen kann.

  • Neue Cloud- und KI-Tools sind im Einsatz, bevor jemand den Datenschutz geprüft hat.

  • Wechselnde Kanzleien bearbeiten Einzelfragen, kennen Ihr Geschäftsmodell aber nicht und müssen jedes Mal neu gebrieft werden.

  • Jede Abweichung vom Standardvertrag wartet auf Ihre Freigabe, weil es sonst niemand entscheiden darf.

Was viele stattdessen tun, und warum es nicht trägt

Vorlagen, KI-Tools, Kanzlei auf AbrufExterne Rechtsabteilung
Kenntnis Ihres GeschäftsmodellsNur der Einzelfall. Jede Kanzlei und jedes Tool beginnt bei null.Dauerhaft, ohne neues Briefing.
Zusammenspiel der VerträgeHauptvertrag, AGB und Leistungsbeschreibung aus drei Quellen, im Streitfall oft nicht wirksam einbezogen.Eine Vertragsarchitektur, geprüft und abgestimmt.
Freigaben und ZuständigkeitenJede Abweichung wartet auf den CEO.Genehmigungsmatrix in Ihren Abläufen.
KapazitätUnplanbar, nach Anlass. Die interne Stelle rechnet sich erst bei Vollauslastung, bis dahin bleibt die Lücke offen.Senior-Kapazität, die mit dem Bedarf skaliert, vor der Vollzeitstelle.
Drei Irrglauben dahinter
  • „Kein Vorfall, kein Risiko.“
  • „Text vorhanden, also rechtssicher.“
  • „Eine Rechtsabteilung lohnt sich erst ab Vollauslastung.“

Alle drei halten einer Prüfung nicht stand.

Die neue Kategorie

Externe Rechtsabteilung: eine geführte Rechtsfunktion, keine Kanzlei auf Abruf

Ein wachsendes Unternehmen braucht die feste Rechtsfunktion vor der Vollzeitstelle. Die externe Rechtsabteilung ist genau das: eine Anwältin, die dauerhaft die Rolle Ihrer Rechtsabteilung übernimmt, ohne angestellt zu sein. Sie baut Ihr Rechtssystem auf, also Verträge, Prozesse, Freigaben und Register, und führt es anschließend weiter. Sie erhalten Grundlagen, die in Ihren Abläufen funktionieren, und keine Vorlagen zum Abheften.

Schnellere Vertragsfreigaben

Hauptvertrag, AGB und Leistungsbeschreibung passen zusammen, Abweichungen sind vorentschieden.

Weniger Rückfragen bei Ihnen

Anliegen laufen über einen Kanal, werden priorisiert und entschieden. Wer prüft, freigibt und unterschreibt, ist geregelt.

Belastbare Dokumentation

Vertragsregister, Entscheidungshistorie und Gesellschaftsunterlagen so geführt, dass Finanzierung, Beteiligung oder Verkauf keine Aufräumaktion auslösen.

Planbare Rechtskapazität

Senior-Kapazität, die mit dem Bedarf wächst, und ein geordneter Vorlauf zur internen Stelle.

Kosten und Gewinne

Was die Lücke kostet und was eine Rechtsfunktion zurückbringt

Die Lücke kostet nicht erst im Streitfall. Sie kostet jede Woche Ihre Zeit, verzögert Abschlüsse und lässt Risiken stehen, die niemand beziffert hat.

Was es kostet

  1. Behördliche Maßnahmen und Bußgelder. Verstöße gegen Datenschutz-, KI- oder, je nach Produkt und Rolle, IT-Sicherheitsvorgaben aus dem Cyber Resilience Act können behördliche Maßnahmen und Bußgelder auslösen.
  2. Ansprüche von Kunden und Lieferanten. Vertrags- und Sicherheitslücken können zu Ansprüchen führen, oft erst sichtbar, wenn ein Projekt kippt.
  3. Versicherungsschutz, der nicht greift. Er greift nur im vereinbarten Umfang und unter Beachtung von Ausschlüssen, Versicherungssummen und Obliegenheiten.

Was Sie gewinnen

  1. Ihre Zeit. Vertragsfragen, die heute abends bei Ihnen landen, werden vorbereitet, priorisiert und zur Entscheidung gebracht.
  2. Ihr Vertrieb. Angebote und Abschlüsse warten nicht mehr auf eine Prüfung, die niemand vornehmen kann, weil Abweichungen vom Standard bereits vorentschieden sind.
  3. Ihre nächste Runde. Wer Investoren, Beteiligung oder Verkauf plant, hat Verträge, Gesellschaftsunterlagen und Historie schon so geführt, wie eine Due Diligence sie erwartet.
Video

Zwei Minuten, dann wissen Sie, ob das Modell zu Ihnen passt.

Im Video erkläre ich, was ich als externe Rechtsabteilung übernehme, wie die ersten Wochen ablaufen und für wen das Modell gedacht ist.

Aus der Praxis

Ein Praxisbeispiel, anonymisiert

Angaben, die eine Zuordnung erlauben würden, sind bewusst weggelassen.

Kanzleimandat · Rechtsfundament

Inhabergeführtes B2B-Dienstleistungs­unternehmen

Verträge, Richtlinien und Datenschutz waren über Jahre nebenbei entstanden.

Ausgangslage
Vorlagen aus verschiedenen Quellen, Widersprüche zwischen AGB und Rahmenvertrag, ungeklärte Nutzungsrechte, kein Überblick über die eingesetzten Tools. Die Koordination lag bei der Geschäftsführung.
Vorgehen
Ich habe die Rechtslage erfasst, den Bedarf in fünf Prüfpakete sortiert und je Paket die Risiken priorisiert. Den Bestand habe ich überarbeitet, Lücken mit neuen Dokumenten geschlossen und Leitfäden für die Anwendung im Alltag erstellt.
Ergebnis
Ein geprüftes Rechtsfundament, in dem AGB, Rahmenvertrag und Leistungsbeschreibung aufeinander abgestimmt sind, eine Risikoliste mit Ampel je Prüfpaket und Dokumente, mit denen das Team im Alltag arbeitet, ohne dafür eine interne Rechtsabteilung aufzubauen.
5Prüfpakete als Rechtslandkarte
rund 20Bestandsdokumente geprüft und überarbeitet
rund 20fehlende Dokumente neu erstellt, vom Projektvertrag bis zur KI-Richtlinie
Weitere Projekte und Stimmen
Wer dahintersteht

Ich weiß, wie es aussieht, wenn niemand die Rechtsfunktion führt.

Caroline Herrmann, Rechtsanwältin

Acht Jahre in der Wirtschaft als Syndikusrechtsanwältin, Rechtsanwältin und Interim Senior Legal Counsel, im Konzern wie im KMU. Dort habe ich Transaktionen und Investoreneinstiege rechtlich begleitet und erlebt, was eine geführte Rechtsfunktion von einer improvisierten unterscheidet. Diese Erfahrung übertrage ich heute auf Unternehmen, die noch keine Rechtsabteilung haben, aber längst eine brauchen.

100+Vertragsverhandlungen
250+Vertragserstellungen
500+geprüfte Verträge
8Jahre in Konzern und KMU

Zahlen aus acht Jahren in Wirtschaft und Kanzlei, aus Mandaten und Anstellungen, die ich selbst verantwortet habe.

Werdegang und StationenWerdegang auf LinkedInPublikationen

Prüfen wir, ob eine externe Rechtsabteilung zu Ihrem Unternehmen passt.

Ich freue mich auf das Gespräch.

Unterschrift Caroline Herrmann Caroline Herrmann · Rechtsanwältin

Wenn rechtliche Themen regelmäßig bei Ihnen landen, eine interne Rechtsabteilung aber noch nicht das passende Modell ist, klären wir das in einem Strategiegespräch von 30 bis 60 Minuten, unverbindlich und mit Ihrer Lage auf dem Tisch. Der erste Schritt ist das Formular, danach melde ich mich innerhalb von 48 Stunden.

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Rückmeldung innerhalb von 48 Stunden (werktags), persönlich von mir. Anwaltliche Verschwiegenheit ab dem ersten Wort. Ein Mandat entsteht erst mit gesondertem Auftrag.

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